Cara Menjadi Moderator yang Baik dan Benar dalam Seminar

Cara menjadi moderator yang baik – Dalam sebuah acara resmi yang berkaitan tentang seminar maupun diskusi tentu kita sudah tidak asing dengan seorang moderator. Adapun peran dari seorang moderator ini sangatlah penting yang mana bisa dikatakan suksesnya sebuah acara seminar ataupun diskusi sangat ditentukan oleh seorang moderator, bahkan berkesan tidaknya suatu acara yang dilihat oleh peserta, sponsor, narasumber dan panitia sangat bergantung dari bagaimana seorang moderator dalam menjalankan perannya.

cara menjadi moderator yang baik dan benar dalam seminar

Sumber : leesamyers.com

Lantas Apa Saja Sih Tugas dari Moderator?

Mungkin saya akan menyinggung secara singkat saja tentang apa saja tugas dari moderator agak kalian punya bayangan, namun untuk lebih jelasnya akan saya bahas pada artikel berikutnya.

Berikut tugas-tugas moderator :

  1. Mengarahkan dan mengatur jalannya acara diskusi ataupun seminar
  2. Menjembatani antara seorang narasumber dan juga peserta diskusi, baik saat ada tanggapan yang masuk maupun upaya dalam mencari solusi yang sedang didiskusikan.
  3. Mempunyai wewenang untuk menerima maupun menolak tanggapan, pertanyaan dan juga usulan selama jalannya diskusi atau seminar.
  4. Harus selalu bersifat objektif
  5. Memastikan bahwa acara diskusi ataupun seminar bisa berjalan lancar

Jadi pada artikel kali ini saya akan membagikan informasi cara menjadi moderator yang baik dalam seminar ataupun diskusi berdasarkan pengalaman agar acara yang kalian pandu bisa berjalan lancar dan sukses.

Cara Menjadi Moderator Yang Baik Dalam Memandu Acara Seminar atau Diskusi

Tahap Persiapan H-1

  • Mempersiapkan Materi Untuk Hari-H

Tentu untuk bisa memandu acara sebagai moderator kita harus tahu seperti apa alur seminar atau diskusi yang akan dilakukan dan juga apa saja yang akan dilakukan di setiap sesinya. Untuk itu kita sebaiknya meminta data-data yang sekiranya dibutuhkan seperti gambaran alur seminar diskusi, meminta data lengkap pembicara kepada panitia seminar di hari sebelumnya agar kita bisa mempelajari dan lebih siap saat hari H.

Mempersiapkan materi sebagai moderator materi sebelum acara seminar

Sumber : alpenhof.info

Selain itu sebagai seorang moderator ada baiknya kita juga menyiapkan sebuah slide preview untuk pembukaan yang berbobot dan berkesan. Terlebih lagi jika peserta yang datang merupakan orang-orang pilihan maka tidak ada salahnya kita juga tampil smart.

Apabila memungkinkan, jika kita bisa bertemu narasumber di hari sebelumnya maka kita juga bisa ngobrol secara langsung untuk menggali informasi lebih jauh sekaligus berkenalan agar hubungan anda dengan narasumber lebih cair saat seminar besok.

  • Mempersiapkan Pakaian Yang Akan Dikenakan

Karena moderator harus bersifat netral dan obyektif, maka sebaiknya itu juga harus disinkronkan dengan pakaian yang akan kita kenakan. Pilihlah pakaian yang tidak terlalu mencolok dengan warna yang netral seperti putih, hitam ataupun biru. Begitu juga dengan cara kita berdandan nanti jangan sampai berlebihan dan justru terlihat menor.

  • Mempersiapkan Beberapa Form dan Catatan

Jadi agar tugas kita sebagai moderator bisa berjalan dengan lancar, sebaiknya kita juga harus mempersiapkan hal-hal kecil dari rumah untuk menghindari hal-hal yang mungkin saja tidak dipersiapkan oleh panitia seminar. Misalnya saja seperti beberapa hal berikut ini :

cara menjadi moderator dan mempersiapkan form untuk seminar

  1. Menyiapkan form daftar riwayat hidup untuk narasumber atau pembicara.
  2. Menyiapkan data diri pribadi sebagai moderator untuk nanti dibacakan oleh MC (Master of Ceremony) saat perkenalan di awal seminar. Sehingga kita tidak perlu melakukan perkenalan yang panjang lebar lagi saat maju ke depan.
  3. Menyiapkan form peserta yang berisikan nama peserta, asal dan juga pertanyaan apa yang ingin ditanyakan. Adapun form tersebut kita persiapkan untuk memudahkan kita saat masuk ke sesi tanya jawab dan kita juga akan terkesan profesional dalam menjalankan tugas.
  4. Menyiapkan lembar peringatan sisa batas waktu yang akan kita gunakan saat narasumber menyampaikan materinya ataupun menjawab pertanyaan dari peserta. Dengan demikian acara yang kita lakukan bisa berjalan sesuai waktu yang telah ditetapkan. Jadi kita bisa mencetak pada selembar kertas perihal informasi waktu tinggal 7 menit atau bisa juga waktu tinggal 2 menit. Sehingga dengan selembar kertas tersebut kita bisa berkomunikasi dengan narasumber secara profesional.

Hal Yang Harus Dilakukan Saat Hari–H Sebagai Moderator

Pada umumnya ada beberapa hal yang harus dilakukan oleh moderator saat hari-H sebelum acara di mulai. Beberapa di antaranya adalah :

  • Moderator Harus Berangkat Lebih Awal Jauh Sebelum Acara Di Mulai

Jadi seorang moderator jangan sampai datang ke acara secara dadakan tanpa adanya persiapan dan komunikasi terlebih dahulu mengenai jalannya acara kepada panitia. Selain itu tujuan lain berangkat awal juga untuk memastikan ketersediaan LCD Proyektor, Meja dan kursi, posisi kursi narasumber dan juga pengeras suara. Jadi semua itu harus sudah dipastikan dikondisikan sedemikian rupa untuk menunjang aktivitas kita dalam menjalankan tugas sebagai moderator.

  • Melakukan Briefing Dengan Para Panitia Yang Ada
moderator rapat dengan panitia acara diskusi

Sumber : hipmiorg.cms.langit7.com

Briefing di sini memang sebaiknya dilakukan agar semua hal bisa dikomunikasikan dengan baik dan terkoordinir. Ada beberapa hal yang bisa kita sampaikan sebagai moderator seperti meminta CV narasumber kepada panitia (sesuai kebutuhan), mengingatkan supaya panitia memberikan minum dan snack peserta dari sebelah kanan belakang, meminta salah satu panitia untuk mengoperasikan perangkat elektronik, membuat kesepakatan dengan panitia dalam berkomunikasi saat membutuhkan sesuatu.

  • Memastikan Tempat Duduk Pembicara

Koordinasikan dengan panitia untuk mengkhususkan tempat duduk yang akan digunakan oleh narasumber, jangan sampai kursi tersebut diduduki oleh peserta yang sudah datang dahulu. Selain itu bilang juga ke panitia apabila narasumber sudah hadir bisa langsung diantar ke kursi yang telah disediakan.

  • Memperkenalkan Diri Kepada Pembicara

Apabila kita belum pernah bertemu dengan pembicara atau narasumber, maka sebaiknya kita memperkenalkan diri terlebih dahulu untuk membuka pembicaraan agar lebih saling mengenal.

  • Meminta Narasumber Untuk Mengisi Kurikulum Vitae

Kita juga sebaiknya menyediakan form kurikulum vitae untuk narasumber yang telah kita persiapkan. Tanyakan kepada narasumber mengenai prestasi-prestasi dan informasi lebih detail mengenai beliau. Namun terkadang ada juga narasumber yang telah menyiapkan CV sehingga akan lebih memudahkan kita dalam memperkenalkan pencapaian dan prestasi-prestasinya.

  • Melakukan Koordinasi Dengan Pembicara

Jadi setelah kita meminta pembicara untuk mengisi CV, selanjutnya kita lakukan koordinasi terkait :

  1. Pastikan kalian membaca CV yang telah ditulis oleh pembicara dan apabila menemui hal yang kurang jelas bisa langsung ditanyakan. Sehingga kita tidak akan terlihat bingung saat berada di atas panggung sebagai moderator.
  2. Mengonfirmasi mengenai kisi-kisi materi yang hendak disampaikan oleh pembicara, karena terkadang bisa terjadi perbedaan mengenai apa yang disampaikan panitia dengan si pembicara.
  3. Melakukan kesepakatan perihal waktu yang ditentukan saat menyampaikan materi, saat sesi tanya jawab dan lain sebagainya untuk meminimalisir kemungkinan molornya waktu dari jadwal yang telah disepakati.
  4. Menentukan bentuk komunikasi yang tepat untuk mengisyaratkan saat waktu pembicara sudah hampir habis. Mungkin bisa memberikan opsi komunikasi dalam bentuk lembaran kertas seperti yang telah saya jelaskan di atas.
  5. Menanyakan apakah pembicara memerlukan bantuan seorang operator atau tidak dalam menjalankan slide presentasi. Jika iya, maka sebaiknya kita menyampaikannya ke panitia untuk lebih memudahkan pembicara saat menyampaikan materi.

Memasuki Acara Seminar

Saat acara pembukaan berlangsung biasanya itu masih dipegang oleh MC acara, jadi kita hanya perlu duduk manis saja hingga si MC menyerahkan tugas ke moderator sebagai penanda bahwa sesi pemateri akan segera dilakukan. Namun Apabila MC telah mempersilahkan kita untuk memandu berjalannya materi seminar, maka kita bisa mulai menjalankan peran kita sebagai moderator di atas panggung.

moderator memandu acara seminar

Sumber : g-medical-company.com

  • Sesi Pertama

Dalam sesi pertama tentunya merupakan acara pembukaan

  1. Pertama kita mengucapkan salam dan memperkenalkan diri kepada peserta secara singkat Dan jangan pernah menundukkan pandangan yang menandakan kita tidak percaya diri dalam memandu acara.
  2. Memberikan kalimat pengantar seputar materi yang akan disampaikan oleh pembicara.
  3. Mengundang pembicara ke depan.
  4. Menyambut pembicara dan memperkenalkannya di hadapan peserta.
  5. Mempersilahkan pembicara untuk memulai materinya.
  6. Mengingatkan pembicara perihal durasi dalam penyampaian materi tanpa harus terdengar di microphone.
  7. Apabila pembicara sudah selesai menyampaikan semua materi, sebaiknya kita memberikan review singkat ataupun komentar terhadap materi yang telah disampaikan.
  • Sesi Kedua dan Selanjutnya

Untuk sesi kedua dan seterusnya apabila masih ada pembicara yang lain maka kita persilahkan untuk mulai menyampaikan materi seperti urutan sebelumnya hingga pemateri selesai dan kita memberikan sedikit kesimpulan. Contohnya saja bisa seperti ini :

“Demikian materi yang disampaikan oleh Bapak/Ibu …….. dalam seminar diskusi kita kali ini mengenai ………….., Sekarang mari kita dengarkan materi selanjutnya dari yang terhormat bapak/ibu………………….., tempat dan waktu saya persilahkan”

  • Memasuki Sesi Tanya Jawab Diskusi
Sesi tanya jawab dalam seminar

Sumber : hipwee.com

Saat kita sudah memasuki sesi tanya jawab maka ada beberapa tugas yang harus kita lakukan. Di antaranya adalah :

  1. Menyampaikan aturan dalam sesi tanya jawab, misalkan cara bertanya dilakukan dengan menulis pertanyaan dalam kertas maka kita pastinya harus menyediakan pena dan kertas di masing-masing tempat yang telah disediakan. Namun jika pertanyaan dilakukan dengan cara mengangkat tangan, maka kita harus menjelaskan apa saja yang harus disampaikan terlebih dahulu sebelum mengajukan pertanyaan seperti memperkenalkan nama, asal, pekerjaan dan sebagainya.
  2. Membantu peserta saat ada yang terlihat bingung dalam merumuskan pertanyaan.
  3. Menegaskan pertanyaan apa yang telah diajukan oleh peserta sebelum di lempar ke pembicara untuk dijawab.
  4. Moderator berhak memotong maupun meringkas pertanyaan yang mungkin dirasa sangat bertele-tele.
  5. Menghidupkan suasana agar bisa menggiring peserta untuk mengajukan pertanyaan.
  • Memasuki Sesi Penutupan
acara penutupan dalam seminar

Sumber : allkimia.wordpress.com

Umumnya dalam sesi penutupan sebuah acara seminar diskusi maka sang moderator harus bisa menyampaikan beberapa kesimpulan ataupun menyampaikan poin-poin penting dari hasil diskusi. Selain itu biasanya acara akan ditutup dengan sesi foto bersama sebagai tanda kenang-kenangan.

Jadi itulah cara menjadi moderator yang baik yang harus dilakukan oleh seorang moderator yang memandu sebuah acara seminar maupun diskusi. Apabila kita bisa menjalankan tugas dengan baik, maka orang lain pun akan lebih percaya terhadap kemampuan kita dalam menjadi seorang moderator.

Leave a Reply